KI-Tools im Büro: Was ist erlaubt?

Seit dem Start von ChatGPT vor gut eineinhalb Jahren hat bereits jeder dritte Deutsche das KI-Tool ausprobiert – zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung des Digitalverbands Bitkom. Rund die Hälfte der Befragten nutzt ChatGPT beruflich, davon 17 Prozent ohne Wissen des Arbeitgebers. Aber dürfen Beschäftigte solche Hilfsmittel eigentlich nutzen? Was erlaubt ist und was nicht.

KI-Tools können Präsentationen, Bilder und Texte innerhalb weniger Sekunden generieren. Sie können Personalern beim Sichten von Bewerbungsunterlagen helfen, in kürzester Zeit ein Gerichtsgutachten erstellen oder Fehler im Programmcode finden. Die schlauen Helfer haben sich etabliert, privat und im Büro. Doch die Unsicherheit bei vielen Angestellten ist groß: Darf ich im Job überhaupt auf Künstliche Intelligenz zurückgreifen? Welches Risiko gehe ich bei der Nutzung ein? Und könnten mir sogar rechtliche Konsequenzen drohen?

1. Ist es erlaubt, KI-Tools im Büro zu nutzen?

Grundsätzlich spricht nichts dagegen. Laut Bund-Verlag, einem Fachverlag für Arbeits- und Sozialrecht mit Sitz in Frankfurt am Main, dürfen Beschäftigte für ihre Arbeitsaufgaben alle Hilfsmittel nutzen, die ihnen im Unternehmen zur Verfügung stehen. Wer zum Beispiel Texte und Präsentationen erstellen muss, darf auf Handbücher, bereits vorhandene Textbausteine, Infos aus Datenbanken oder eben KI-Tools wie ChatGPT zurückgreifen, solange die Hilfsmittel aktuell sind und zutreffende, beziehungsweise qualitativ hochwertige, Ergebnisse liefern. Für die Ergebnisse, die zum Beispiel mit Hilfe von Algorithmen und KI entstehen, sind Beschäftigte allerdings eigenständig verantwortlich. Es empfiehlt sich also, KI-basierte Texte immer kritisch zu hinterfragen und auf ihre Richtigkeit zu prüfen.

Wichtig: Vor allem bei der Nutzung von Hilfsmitteln aus dem Internet oder KI-Tools wie ChatGPT dürfen keine vertraulichen oder geheimhaltungsbedürftigen Informationen übertragen werden. Wer Firmengeheimnisse beispielsweise in ein KI-Tool eingibt, geht ein Risiko ein und gefährdet mitunter das Unternehmen. Da sowohl Hacker als auch Entwickler von KI-Tools an die Daten gelangen könnten, sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Schulungen lernen, wie sie mit den neuen Programmen umzugehen haben. Das bedeutet: Die Vorteile nutzen und die Gefahren genau kennen. Es gilt vor allem deutlich zu machen, dass die sonst gebotenen Einschränkungen in Bezug auf Kunden- und Mitarbeiterdaten und Geschäftsgeheimnisse auch bei der Nutzung von ChatGPT gelten.

2. Welche Risiken gehen Beschäftigte ein, die ChatGPT ohne Wissen ihres Arbeitgebers nutzen?

Solange die Verwendung von ChatGPT im Unternehmen nicht ausdrücklich verboten und über betriebliche Endgeräte möglich ist, können Beschäftigte davon ausgehen, dass sie befugt sind, diese Hilfsmittel zu verwenden. Unternehmen haben aber die Möglichkeit, den Zugriff auf ChatGPT zu sperren oder zu begrenzen. Wer sich an diese Nutzungseinschränkungen oder Verbote nicht hält oder stattdessen private Geräte für den Zugang zu den gesperrten KI-Tools nutzt, muss laut Bund-Verlag unter Umständen mit arbeitsrechtlichen Sanktionen, im schlimmsten Fall mit einer Kündigung, rechnen. Insbesondere dann, wenn rechtlich geschützte oder vertrauliche betriebliche Informationen wie Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten von Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern überführt werden. Solche sensiblen Daten dürfen nicht ohne Rechtsgrundlage weitergegeben werden.

Einschränkungen in Bezug auf Kunden- und Mitarbeiterdaten sowie Geschäftsgeheimnisse gelten auch bei der Nutzung von ChatGPT.

Laut dem Digitalverband Bitkom passiert es momentan noch relativ selten, dass vertrauliche Firmendaten aus KI-Tools herausgezogen werden, da die Daten oft zu spezifisch sind, um angefragt zu werden. Doch es ist möglich, dass ChatGPT die erhaltenen Angaben nutzt, um seine Dienste weiter zu optimieren. So kann es passieren, dass sich die Software Zahlen, Unternehmensdaten oder gar Geschäftsgeheimnisse merkt und an Dritte weitergibt. Ein Risiko bleibt also immer bestehen.

Eine weitere rechtliche Konsequenz könnte in Zukunft bei Verletzung des Urheberrechts drohen. Hier ist allerdings rechtlich noch vieles unklar. Es bleibt momentan noch offen, ob die Nutzung von ChatGPT unter bestimmten Bedingungen Urheberrechte Dritter verletzt und Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber zur Verantwortung gezogen werden können. Angesichts der bestehenden rechtlichen Unsicherheiten ist es ratsam, dass Unternehmen klare interne Richtlinien für die Nutzung von ChatGPT festsetzen.

3. Was passiert eigentlich mit der „gesparten“ Arbeitszeit?

Mitunter kann die Verwendung von KI-Tools viel Arbeitszeit sparen. Doch was passiert mit der „gesparten“ Arbeitszeit? Da die meisten Beschäftigten vertraglich festgelegte Arbeitszeiten haben, müssen sie ihren Arbeitgebern für diesen Zeitrahmen und für die Erledigung zugewiesener Aufgaben uneingeschränkt zur Verfügung stehen. Beschäftigte müssen ihre Vorgesetzten also darüber informieren, wenn sie alle Aufgaben erledigt haben und für weitere Aufträge bereitstehen.

Wenn Beschäftigte allerdings auf Basis von gemeinsam vereinbarten Zielvorgaben im Rahmen von Vertrauensarbeitszeit ohne festes Zeitkontingent tätig sind, sieht das schon anders aus. In diesen Fällen profitieren sie persönlich von der „gesparten“ Zeit. Allerdings ist zu vermuten, dass Unternehmen diese Rationalisierungseffekte zukünftig bei der Festlegung von Zielvorgaben berücksichtigen werden.

Titelfoto: iStockphoto

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